Transformação digital reduz burocracia e beneficia o cidadão

A Softplan, uma das maiores desenvolvedoras de software para gestão do Brasil, ganhou a licitação para iniciar a digitalização de serviços e processos ofertados ao público interno e externo. Hoje, a Secretaria de Obras Particulares, um dos órgãos em que mais circulava papel, já é 100% digital. Cerca de 70% de todos os procedimentos para o atendimento interno de setores e do público externo são digitais. Além de garantir mais economia e sustentabilidade com o meio ambiente, através da redução de papel, o uso da tecnologia também otimiza o tempo empregado pelos cidadãos, que não necessitam se deslocar e enfrentar filas para receber atendimento.

Serviços a um clique, pela internet — Um dos primeiros serviços a se tornar completamente digital foi a emissão do Cartão Nacional da Pessoa Idosa e Pessoa com Mobilidade Reduzida. Por meio dele, o cidadão tem acesso a direitos e serviços voltados ao atendimento, como vagas reservadas de estacionamento e transporte gratuito. O prazo de entrega caiu de 40 dias para 10 minutos, com o documento sendo impresso em casa, pelo próprio usuário.

Outros exemplos de serviços totalmente digitalizados oferecidos pela prefeitura são o alvará de construção, o alvará de funcionamento, o Habite-se, a revisão de IPTU, e o cadastro de locomoção de balsa. “De início, foram três serviços pilotos que iniciamos em 2016. Hoje, já contamos com mais de 150 serviços digitais, sendo que mais de 70 são disponíveis para o munícipe”, destaca a coordenadora de suporte a sistemas da Softplan, Luciane Pazzin, que trabalha diretamente na prefeitura, junto ao setor de Tecnologia.

A digitalização torna mais fácil o acesso aos serviços da prefeitura por parte dos cidadãos, de acordo com o secretário municipal de Administração e Inovação, Pedro Pinheiros. A medida garante, ainda, agilidade e transparência no trabalho dos servidores. “O objetivo da nossa administração é aproximar o cidadão do poder público, da prefeitura. A digitalização oferece esta oportunidade, porque o cidadão pode solicitar o que precisa da prefeitura no conforto de seu lar, e tudo é feito rapidamente. Temos recebido visitas de outras prefeituras para conhecer a metodologia, o sistema, como funciona, a questão da agilidade e o nosso fluxo de trabalho”, explica Pinheiros.

“Desmaterialização” dos processos — O processo de digitalização continua a avançar. Na secretaria de Obras Particulares, a papelada dos processos não existe mais. Seu funcionamento já é 100% digital. Os processos físicos, em menor quantidade, só existem em outros órgãos da prefeitura. “Estamos com mais processos digitais hoje do que físicos, porque os serviços que passamos para o digital são os que têm mais processos dentro da prefeitura”, explica a chefe da Seção de Formalização de Projetos da Secretaria de Governo do município, Adriana Canassa. Uma das consequências da “desmaterialização” dos processos – ou seja, transportar os procedimentos do mundo físico para o mundo virtual – é a desburocratização do serviço público.

Durante a implantação do processo de automação dos procedimentos, todos os envolvidos – do servidor responsável por cada etapa, até o usuário final do sistema (seja ele outro servidor ou mesmo o cidadão) – são estimulados a refletir sobre como deixar o fluxo de trabalho mais ágil, simples e rápido. “É um projeto típico que mostra o nosso propósito de aproximar o cidadão do governo, facilitando a sua interação, o tirando dos balcões. Ao mesmo tempo, melhora a eficiência do órgão público para que ele possa responder à demanda do cidadão”, ressalta um dos sócios-fundadores e diretor-executivo da Softplan, Moacir Marafon.

Preparando o servidor para a transformação digital — Além de desenvolver os sistemas de acordo com as necessidades específicas da prefeitura de São Bernardo do Campo, a equipe da Softplan ouve e orienta os usuários internos e externos dos serviços, desenhando um fluxo mais simples e sem burocracia. “A Softplan, desde o início, atuou junto conosco. Primeiro, com os treinamentos para o formato digital: havia formatos novos para introduzir as informações, que ninguém sabia. Houve, também, workshops de conscientização dos funcionários dessa mudança de procedimento. Eles nos ajudaram bastante no sentido de conscientizar os funcionários dessa mudança toda”, diz Regiane Padeti, chefe de Seção dos Sistemas Administrativos do Departamento de Tecnologia da Informação, da Prefeitura de São Bernardo do Campo

A Softplan também promove oficinas e capacitações para preparar o servidor para assimilar a cultura da transformação digital. O resultado é o engajamento. Após uma oficina de service design, em que os servidores foram incentivados a perceber os serviços do ponto de vista do cidadão, vários processos que envolviam diferentes secretarias e setores foram simplificados. O cidadão obtém os serviços de que precisa a partir de uma única entrada no sistema, sem a necessidade de ingressar com um novo pedido para cada etapa em que o processo mudava de setor ou área de atendimento.

Aumento de produtividade das empresas — A transformação digital do município de São Bernardo do Campo atingiu diretamente a rotina de trabalho na empresa do arquiteto Diomar Stuchi, a mais de um quilômetro de distância de onde são protocolados os projetos de obras, reformas e construções sob a responsabilidade do escritório de arquitetura dele. Todos os documentos, plantas e desenhos agora são entregues digitalizados, online, e distribuídos imediatamente a cada setor responsável pelos licenciamentos necessários para a liberação de obras. “O processo físico, até anos atrás, era muito arcaico e difícil. A gente tinha que tirar cópia de toda a documentação, e isso era moroso, porque tinha que agendar. Porém, no novo sistema, a gente só manda via online e acabou. É muito prático. Você não usa o carro, não paga pedágio, não perde tempo e consegue deixar o documento em questão de segundos”, avalia Stuchi. Com menos tempo gasto para entrega de documentos em cada etapa do licenciamento, o escritório de arquitetura agora pode aumentar a produtividade.