Ferramentas para gerenciar o trabalho no home office

Entre os principais desafios da produtividade de uma equipe de trabalho está em organizar as atividades que serão exercidas por cada profissional. Esse desafio se torna ainda maior quando o trabalho é realizado em home office e cada colaborador precisa manter o fluxo de trabalho, mesmo estando distante dos seus colegas. Alguns recursos para fazer vídeochamadas e reuniões online são utilizados para manter a comunicação entre a equipe, assim como, os serviços de armazenamento de nuvem podem ser úteis para o compartilhamento de arquivos, mas outras ferramentas também podem ser usadas para otimizar a gestão das tarefas.

Trello

O Trello é uma plataforma que permite organizar as etapas e tarefas relacionadas a um projeto, através de opções como quadros, listas e cartões, permitindo que outras pessoas possam colaborar no mesmo projeto. Utilizando esse recurso, é possível detalhar as tarefas com informações como comentários e datas de entregas, além da possibilidade de acrescentar anexos. A plataforma solicita um endereço de e-mail para fazer o cadastro e no primeiro acesso do usuário é exibido um passo a passo que apresenta as suas funcionalidades.

Para organizar um projeto no Trello, o usuário cria um quadro, nomeia como desejar e envia um convite para acrescentar as outras pessoas que fazem parte daquele projeto. Ao criar um quadro, a ferramenta possibilita adicionar listas para o acompanhamento das etapas do projeto, como “em aberto”, “em andamento” e “concluída”, por exemplo. Em cada lista, podem ser criados cartões com todas as informações que deseja organizar, como as tarefas que serão executadas para determinado projeto ou cronograma.

Nos cartões podem ser inseridos descrições, checklists, comentários, datas, entre outros dados. Os cartões criados podem ser movidos de uma lista para outra, como, por exemplo, um cartão de uma tarefa que estava na lista “em andamento” pode ser movido para a lista “concluída”. O Trello pode ser sincronizado com diferentes dispositivos e disponibiliza aplicativo da plataforma para smartphones Android e iOS (iPhone). O serviço também possui uma versão paga, o Trello Business Class focado em empresas e que oferece integrações, ferramentas de segurança, recursos avançados e automação do fluxo de trabalho.

Monday

A monday.com é uma plataforma de gerenciamento de equipes de diversos setores e departamentos, com recursos que auxiliam na organização e alinhamento das atividades. A ferramenta permite fazer a integração com outras ferramentas que a equipe utiliza atualmente, como o Outlook, o G Suite e o OneDrive, por exemplo. A monday.com ainda pode ser utilizada em dispositivos Android, iPhones e iPads, permitindo a sincronização dos projetos em diferentes lugares.

Na monday.com, os projetos podem ser gerenciados através de quadros que funcionam como uma tabela personalizável, onde o usuário pode nomear, criar grupos de tarefas, como “a fazer” e “concluídas”, por exemplo, e adicionar as atividades que quer organizar. Em cada grupo de tarefas, a plataforma permite acrescentar colunas com as informações que deseja, como o status, a prioridade e o tempo determinado para a tarefa. As tarefas podem ser movidas de um grupo para o outro, assim como, pode-se inserir comentários e relacionar outro usuário para a tarefa.

O usuário pode adaptar os quadros conforme o tipo de atividades exercidas pela sua equipe, com opções que atendem desde a equipe de recursos humanos até a equipe de vendas. A monday.com é uma plataforma paga que oferece planos, onde os valores podem variar de acordo com os recursos disponibilizados e o número de usuários. Além disso, é possível contratar o plano corporativo da monday.com. O serviço ainda disponibiliza um período de avaliação gratuita para os usuários.

Slack

O Slack funciona como uma ferramenta para organizar a comunicação e o alinhamento da sua equipe de trabalho, com a proposta de oferecer uma alternativa mais simples e otimizada para a troca de e-mails entre colaboradores. A plataforma permite gerenciar os projetos em canais, acompanhar conversas, visualizar informações e priorizar o que considera mais importante. Os canais criados na plataforma reúnem as informações relacionadas ao projeto determinado para cada canal.

Os canais podem ser personalizados de acordo com as tarefas que serão executadas e compartilhados com os integrantes da equipe, parceiros e clientes, mantendo todos atualizados em tempo real sobre o progresso das atividades. A plataforma ainda permite adicionar arquivos nos canais e fazer a integração com outras ferramentas utilizadas pela equipe. O Slack possui um plano gratuito com recursos limitados e oferece outros planos com valores diferentes conforme os serviços disponibilizados. Os projetos do Slack também podem ser acessados através do celular, com aplicativo disponível para Android e iPhone.

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