Santo André elimina documentos com tempo de guarda vencidos

A Prefeitura de Santo André, por meio da Secretaria de Inovação e Administração, realizou nesta sexta-feira (17), a primeira fragmentação de documentos utilizados em diversas áreas com tempo de guarda vencido, de acordo com as tabelas de temporalidade, com um total aproximado de dez toneladas. Nos anos anteriores a fragmentação era realizada apenas em processos. Até o momento a Prefeitura já eliminou 42 toneladas de processos com tempo de guarda vencido.

No IPSA (Instituto de Previdência de Santo André) foram fragmentadas aproximadamente três toneladas de documentação médica, como controle de consultas, contas médicas, certidão de dependentes, entre outros. Já no Departamento de Trânsito foram fragmentadas aproximadamente duas toneladas de documentos, como multas, boletins de ocorrências, ordens de serviço e requerimento de cartão do idoso. Na Contabilidade, a fragmentação foi de aproximadamente uma tonelada de documentos de despesas.

“Este é um programa de modernização, digitalização de documentos e também de fragmentação. Santo André é uma cidade que tinha um estoque enorme de papéis. Serão hoje mais seis toneladas de papel que já venceram o prazo temporal e serão fragmentados, todo o processo documental é feito e a Prefeitura arrecada com a fragmentação desses papéis, então além da modernização, de abrir espaço, da melhoria dos processos, a gente também consegue arrecadar com esse programa”, afirmou o prefeito Paulo Serra.

Diversas cidades estão visitando Santo André para verificar o sistema de desarquivamento da gestão atual que tem a duração de apenas algumas horas, diferente de outros municípios que levam até dez dias para a finalização. O objetivo é zerar a quantidade de papel na Prefeitura de Santo André. A meta é até 2022 ter apenas documentos digitalizados na administração. Além da modernização há também o fator da sustentabilidade, com as seis toneladas a receita de ordem foi de R$ 4000.